Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitsgebers bei der Urlaubsgewährung (Verfall von Urlaubsansprüchen)

Der Arbeitgeberverband erinnert an die Mitwirkungspflichten im Rahmen der Urlaubsgewährung. Nach der aktuellen Rechtsprechung kann der Urlaub grundsätzlich nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht beantragt.
Die Rechtsfolge des Verfalls von Urlaubsansprüchen am 31. Dezember des Kalenderjahres bzw. am 31. März des Folgejahres tritt nur dann ein, wenn der Arbeitgeber den ihm obliegenden Hinweispflichten nachgekommen ist. Der Arbeitgeber muss sich bei Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten auf einen „konkret“ bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen und den Anforderungen an eine „völlige Transparenz“ genügen. Er kann seine Mitwirkungsobliegenheiten regelmäßig z. B. dadurch erfüllen, dass er dem Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilt, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm im Kalenderjahr zustehen, ihn auffordert, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, und ihn über die Konsequenzen belehrt, die eintreten, wenn dieser den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt.
Für den Fall eines Hinweises im zeitlich bereits vorangeschrittenen Kalenderjahr dürfte auch die genaue Benennung des zu diesem Zeitpunkt noch offenen Resturlaubsanspruchs aufzunehmen sein.

Vor dem Hintergrund der nach der Rechtsprechung erforderlichen Transparenz ist hierbei eine Anpassung an die jeweiligen individuellen Konstellationen notwendig und anzuraten.
Es wird daher vor dem Hintergrund der dargestellten Rechtsprechung empfohlen, einen entsprechenden Hinweis sowohl zu Beginn eines Urlaubsjahres sowie auch noch einmal zu einem angemessenen Zeitpunkt während des laufenden Kalenderjahres auszubringen. Vor diesem Hintergrund ist zu empfehlen, auch für das laufende Kalenderjahr 2022 noch einmal, oder sollten noch keine Hinweise erfolgt sein in jedem Fall, entsprechende Hinweise an die Arbeitnehmer zu erteilen.
Autor: Arbeitgeberverband Agrar, Genossenschaften, Ernährung Niedersachsen e.V.

30.06.2022

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