Ab dem 01.01.2027 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für alle Arbeitgeber ohne Ausnahme verpflichtend. Eine wesentliche Neuerung besteht darin, daß ab 2027 sämtliche prüfungsrelevanten Daten und Unterlagen ausschließlich digital vorliegen müssen. Ein
Nebeneinander von Papierakten und digitalen Dokumenten ist künftig nicht mehr zulässig.
Dies betrifft insbesondere Stamm- und Entgeltdaten der Beschäftigten, Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen sowie relevante Finanzbuchhaltungsdaten wie Summen- und
Saldenlisten. Auch die in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) definierten begleitenden Entgeltunterlagen (etwa Arbeitszeitnachweise, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Erklärungen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht und zu weiteren geringfügigen
Beschäftigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft, A1-Bescheinigungen und Entsendeunterlagen, Nachweise zur Staatsangehörigkeit oder zum Aufenthaltstitel Immatrikulationsbescheinigungen) sind künftig ausschließlich digital vorzuhalten.
Die digitalen Dokumente müssen dabei bestimmten technischen Anforderungen, insbesondere in bezug zu möglichen Dateiformaten, Dateinamen und Ordnerstrukturen, genügen. Eine detaillierte Beschreibung dazu hat der GKV-Spitzenverband in den „Gemeinsamen Grundsätzen“ vom 18. März 2022 in der jeweils aktuellen Fassung veröffentlicht. Für unterschriftspflichtige Dokumente ist zudem eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Ergänzende Belege werden von der Deutschen Rentenversicherung nur bei Bedarf angefordert und in der Regel über das Cryptshare-Verfahren übermittelt.
Zur Vorbereitung sollten frühzeitig die internen Prozesse und Programme an die Anforderungen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung angepaßt werden.
12.08.2026
Arbeitgeberverband Agrar, Genossenschaften, Ernährung Niedersachsen e.V.