Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz erfolgten auch Änderungen im Meldeverfahren bei Elternzeit. Auf Grundlage von § 28a Abs. 1 S. 1 Nr. 4 und 4a SGB IV in Verbindung mit § 12 Abs. 6 DEÜV sind alle Arbeitgeber verpflichtet, den Beginn und das Ende der Elternzeit ihrer gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten elektronisch an die jeweils zuständige Krankenkasse zu melden.
Die bisherige Meldung, bei der die Fehlzeit als Meldetatbestand ausschließlich eine DEÜV-Unterbrechungsmeldung auslöst, wird durch das neue Meldeverfahren ersetzt. Die Meldung erfolgt spätestens sechs Wochen nach Beginn beziehungsweise Ende der Elternzeit oder mit der nächsten Entgeltabrechnung. Dies gilt auch für freiwillig gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte zur Prüfung und Feststellung ihrer beitragspflichtigen Einnahmen.
Die Meldungen ersetzen nicht die Pflicht zur Abgabe einer Unterbrechungsmeldung, sondern werden zusätzlich erstellt. Die neue Meldepflicht gilt für alle Elternzeiten, die ab dem 01.01.2024 beginnen.
Die Meldepflicht besteht für alle gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten, wenn ihre Beschäftigung durch die Elternzeit mindestens einen Kalendermonat unterbrochen ist und damit der Anspruch auf Arbeitsentgelt wegfällt. Für freiwillig Krankenversicherte sind auch kürzere Zeiträume als ein Kalendermonat meldepflichtig. Für privat krankenversicherte und geringfügig Beschäftigte sind keine Elternzeit-Meldungen abzugeben.
Der Beginn der Elternzeit ist nach dem Ende der Schutzfrist mit dem Abgabegrund „17“ (Beginn-Meldung) zu melden. Die Meldung beinhaltet nur den Beginn der Elternzeit, selbst dann, wenn das Ende der Elternzeit bereits feststeht. Das Ende der Elternzeit ist mit dem Abgabegrund „37“ (Ende-Meldung) zu melden. Die Meldung enthält den Beginn aus der Beginn-Meldung und ein Ende-Datum. Dies gilt auch, sofern die Elternzeit über den 31. Dezember eines Jahres hinaus besteht. Es sind insoweit keine „Elternzeit-Jahresmeldungen“ abzugeben.
Für eine korrekte maschinelle Zuordnung eingehender Meldungen sind neben der Versicherungsnummer (Ordnungskriterium) die Daten zum Namen und zur Anschrift der Person (mit den Datenbausteinen Name und Anschrift) sowie das Aktenzeichen aus der der Elternzeit zugrunde liegenden Beschäftigungsmeldung anzugeben.
Beginnt die Person während der Elternzeit eine temporäre und mehr als geringfügige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber, ist mit dem Tag vor Aufnahme der Beschäftigung eine Ende-Meldung abzugeben. Nach Beendigung dieser Beschäftigung ist erneut eine Beginn-Meldung erforderlich, sofern weiterhin oder erneut eine Elternzeit besteht.
Wird während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber eine geringfügig entlohnte Beschäftigung aufgenommen, ist eine Abmeldung mit Grund „37“ (Ende der Elternzeit) nicht vorzunehmen. Bei einem Krankenkassenwechsel während der Elternzeit geben Arbeitgeber zum Zeitpunkt des Wechsels eine Beginn-Meldung gegenüber der neuen Krankenkasse ab. Die Abgabe einer Ende-Meldung an die bisherige Krankenkasse ist nicht erforderlich. Endet das sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis während der Elternzeit, ist zusätzlich zur Abmeldung (Abgabegrund „30“) eine Ende-Meldung mit dem Datum des Beschäftigungsendes erforderlich.
Beschäftigte, die sich bereits in Elternzeit über den 31.12.2023 hinaus befinden, sind nicht in das neue Verfahren eingebunden. Diese Fälle klärt die Krankenkasse mit den Arbeitgebern außerhalb des elektronischen Verfahrens. Die Meldepflicht entsteht also erstmalig bei Elternzeiten, die ab dem 01.01.2024 beginnen.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater
Autor: AGE Niedersachsen e.V.
12.02.2024