Scannen, speichern, schreddern? Aufbewahrungspflichten im Überblick

Scannen von Geschäftspost und Belegen, digitale Personalakten, moderne Softwarelösungen zur Dokumentenverwaltung – all das sind Bestandteile der Digitalisierung im Agrarbüro und gehören auf vielen landwirtschaftlichen Betrieben bereits zum Alltag. Doch dabei stellen sich einige Fragen: Was darf nach dem Scannen direkt vernichtet werden? Müssen bestimmte Dokumente im Original vorliegen und was ist, wenn der Prüfer kommt?

Ersetzendes Scannen

Bei dem ersetzenden Scannen werden Papierdokumente, etwa Rechnungen, rechtssicher digitalisiert und könnten anschließend vernichtet werden. Dabei müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt werden: Einzuhalten sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Dabei sind die wichtigsten Anforderungen die Unveränderbarkeit der einmal gespeicherten Daten, die zeitnahe Erfassung, die Vollständigkeit und Richtigkeit sowie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, auch für Dritte, wie Prüfer. Ein zentraler Bestanteil ist die Verfahrensdokumentation, die unbedingt erstellt werden muss. Hierbei handelt es sich um eine Prozessbeschreibung, wie im Betrieb Belege empfangen, erfasst, digitalisiert, bearbeitet, weitergegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation sollte ein „lebendes Dokument“ sein, das regelmäßig angepasst wird. Weitere Informationen finden sie hier.

Dokumente, die weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen.

Selbst wenn alle Vorschriften zur rechtssicheren Digitalisierung eingehalten werden, müssen einige Dokumente nach wie vor im Original auf Papier vorliegen (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, um der Anforderung „Original mit Unterschrift“ gerecht zu werden, auch wenn diese digital unterschrieben wurden
Unterlagen für Zollverfahren
Notarielle Urkunden und Verträge
Rechnungen für Garantiefälle, insbesondere bei größeren Anschaffungen, die noch im Betrieb sind
Befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit Wettbewerbsverbot, Aufhebungsverträge Kündigungsschreiben
Sonderfall: Rechnungen auf Thermopapier: Bons (z.B. Tankbelege, Supermarkteinkäufe) gelten als Rechnungen und müssen ebenfalls 8 Jahre aufbewahrt werden. Da Thermopapier aber schnell verblasst, empfiehlt sich die digitale Ablage und eine Kopie auf Normalpapier, die zum Bon gelegt wird.